E-Mail Banner für externe Mails in Exchange Online E-Mail Tagging

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Leider finden viele Angriffe auf Unternehmen immer noch per Mail statt und nutzen die Gutgläubigkeit der Benutzer aus. Deshalb ist die Sensibilisierung der Benutzer immer wieder wichtig und sollte auch visuell erfahrbar gemacht werden. In diesem Beitrag geht es darum, eingehende / externe Mails mit einem spezielle „Vorsichts“ Banner zu versehen.

In Exchange ist ein solcher Banner relativ leicht einzurichten, es ist eine einfache Exchange Regel.

In Textfeld kann auch HTML Code eingefügt werden.

<table style="height: 10px; width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: dotted;" border="1">
<tbody>
<tr style="height: 10px;">
<td style="width: 100%; height: 10px;">
<h4><strong><span style="background-color: #ffff00;"><span style="color: #ff0000;">WARNUNG</span>: diese Mail wurde von extern zugestellt. Bitte nicht auf Links klicken oder Anh&auml;nge &ouml;ffnen, wenn Sie den Absender nicht kennen!</span></strong></h4>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>

Natürlich kann dies beliebig angepasst werden. HMTL Code Generatoren gib es im Internet genügend.

Zusätzlich kann auch dem Betreff noch ein Prefix hinzugefügt werden.

Auch dies kann mit einer einfachen Regel in Exchange Online erledigt werden.

HINWEIS: Signierte E-Mail werden mit dieser Methode als Anhang zugestellt, das kann immer wieder zu Verwirrung führen. Dazu habe ich einen Workaround veröffentlicht, siehe hier.

Viel Spaß beim Nachbauen. Freue mich über Kommentare und Anregungen. Wenn euch der Artikel gefallen hat, dann bitte auf „Helpful“ drücken.

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1 Monat zuvor

[…] habe bereits einen Artikel zu dem Thema E-Mail Banner mit Exchange Transportregeln online gestellt. Diese Funktion kann die Transportregel ersetzen (muss aber […]

Alexander
Alexander
2 Monate zuvor

Hallo,
vielen Dank für die Anleitung. Wir haben das bei uns umgesetzt und es funktioniert soweit.
Hast du aber eine Idee, warum Mails, die vom iPhone-Mail-Client gesendet werden, als Text-Nachricht umgewandelt werden, sobald die Regel greift? Damit wird natürlich kein HTML-Code erzeugt und der Text steht „einfach so“ in der Mail am Anfang.

Schicke ich eine Mail vom iPhone ohne die Regel, kommt die Mail als HTML an. Sobald die Regel aktiv ist, kommt die Mail als Textnachricht an.
Bei Android geht es.

Danke dir.

Tim
Tim
8 Monate zuvor

Hallo, vielen Dank für die ausführliche Erklärung.
Welche Möglichkeiten hat man wenn man die Mails Intern oder Extern beantwortet oder weiterleiten tut, nicht immer das [INTERN], oder [EXTERN] immer erwietert wird, wenn man nämlich mehrere male weiterleitet wird die Liste ziemlich schnell unübersichtlich.

trackback
1 Jahr zuvor

[…] werden, sondern in einer weiteren Mail als Anhang. Um den E-Mail Banner einzurichten, siehe folgenden […]